Na maioria dos clubes, a faturação é a tarefa que fica para o fim do mês: alguém senta-se com o extrato do banco, o Excel dos sócios e o software de faturação aberto ao lado, e passa uma tarde a emitir faturas uma a uma. Este artigo explica como o ClubIQ liga o pagamento das quotas ao sistema de faturação do clube, o que é que a integração com o Moloni faz em concreto, e o que acontece se o clube usar outro software.
O que é a faturação automática de quotas num clube desportivo?
Faturação automática de quotas é o processo em que cada pagamento feito por um sócio ou encarregado de educação gera, sem intervenção da secretaria, uma fatura no software de faturação certificado do clube. No ClubIQ, o sócio paga a quota ou a mensalidade por MB WAY na app, o pagamento é confirmado, e a plataforma envia os dados ao sistema de faturação, que emite a fatura e a devolve em PDF. O sócio recebe-a por email e o clube fica com o documento guardado no histórico do pagamento.
A diferença para o que a maior parte dos clubes faz hoje está no tempo e nos erros. Quando as faturas são feitas à mão, há sempre um pagamento que ficou por faturar, um NIF trocado, um valor que não bate certo com o extrato. Com a faturação ligada ao pagamento, a fatura existe no momento em que o dinheiro entra, com os dados que o próprio sócio preencheu.
Como funciona a integração do ClubIQ com o Moloni?
O Moloni é um dos softwares de faturação online mais usados em Portugal, certificado pela Autoridade Tributária. O clube liga a sua conta Moloni ao ClubIQ uma única vez. A partir daí, sempre que um sócio ou atleta paga na app, a fatura é emitida automaticamente no Moloni, em nome do mesmo e com os dados que ele próprio preencheu.
O sócio recebe a fatura por email, junto com o recibo, e a secretaria vê-a no painel de gestão, na ficha do sócio, sem abrir outro programa. Não há nada para fazer à mão: nem emitir, nem enviar, nem arquivar.
O que é que a fatura inclui?
A fatura reflete exatamente o que o sócio pagou. Cada quota, mensalidade ou inscrição é uma linha própria, com a descrição do que foi pago e o período a que corresponde, para que o sócio e o contabilista percebam o documento sem precisar de perguntar a ninguém. O NIF é o que o sócio tem na sua ficha, e é ele que o preenche na app quando se inscreve, o que elimina os erros de transcrição.
Descontos, como o de família numerosa ou o de sócio antigo, aparecem no documento como um valor exato sobre a linha a que dizem respeito, e o total da fatura é sempre igual ao valor cobrado, ao cêntimo. Quando um encarregado de educação paga num só gesto as mensalidades de dois filhos, o pagamento é um só e a fatura sai em nome de quem pagou, com uma linha por atleta.
As taxas de IVA e os códigos de isenção são configurados por tipo de cobrança, uma vez, com o contabilista do clube. A partir daí aplicam-se sozinhos a todos os pagamentos daquele tipo.
Porque é que o ClubIQ não substitui o software de faturação do clube?
Porque a faturação em Portugal é um assunto de certificação, de comunicação com a Autoridade Tributária e de relação com o contabilista, e nada disso deve depender de uma plataforma de gestão de clubes. O Moloni, e os outros sistemas certificados, tratam do que é deles: numeração dos documentos, ficheiro SAF-T, notas de crédito, arquivo legal. O ClubIQ trata do que é dele: saber quem pagou, quanto, por que motivo, e entregar esses dados ao sistema de faturação no momento certo.
Isto tem uma consequência prática para o clube. O contabilista continua a trabalhar no programa que já conhece, com o histórico que já lá está. Não há migração de faturas antigas, não há segundo arquivo, não há duas numerações. O que muda é que as faturas das quotas passam a aparecer lá sozinhas.
O clube não troca de software de faturação para usar o ClubIQ. O ClubIQ é que passa a trabalhar com o software de faturação do clube.
E se o clube não usa o Moloni?
A integração com o Moloni é a que está a funcionar hoje nos clubes ClubIQ, e é a que recomendamos a quem ainda não tem software de faturação, porque é simples de configurar e tem um custo acessível para um clube pequeno. Mas construímos a ligação à faturação de forma a que o sistema do outro lado seja uma peça substituível, precisamente porque sabíamos que cada clube chega com o seu.
Se o clube já usa outro sistema de faturação, como o PHC, o Vendus, o InvoiceXpress ou uma solução do próprio contabilista, o primeiro passo é dizer-nos qual. Avaliamos com o clube o que a integração implica, e integramos com outros sistemas quando for necessário. O que não fazemos é obrigar o clube a mudar de software de faturação para poder cobrar as quotas pela app.
O que muda para a secretaria e para o contabilista?
Para a secretaria, deixa de existir a tarde de fim de mês. Não há faturas para emitir uma a uma, não há lista de pagamentos por conferir com o extrato do banco, não há sócios a pedir a fatura por mensagem porque a receberam no email no momento em que pagaram. Quando um sócio contesta um valor, a fatura está na ficha dele no painel, ao lado do pagamento.
Para o contabilista, as faturas das quotas chegam ao software de faturação com a mesma regularidade dos pagamentos, com NIF, IVA e descrição corretos, na série de documentos combinada. O fecho do mês passa a ser uma verificação e não uma reconstrução.
E para o sócio, a fatura deixa de ser uma coisa que se pede. Paga na app, recebe o recibo com a fatura em anexo, e acabou.
Perguntas frequentes
O ClubIQ emite faturas certificadas?
As faturas são emitidas pelo software de faturação certificado do clube, hoje o Moloni, e não pelo ClubIQ. O ClubIQ envia ao sistema de faturação os dados de cada pagamento concluído, recebe a fatura em PDF, guarda-a junto do pagamento e envia-a ao sócio por email.
O clube precisa de ter conta no Moloni?
Não. A integração liga a conta Moloni do clube ao ClubIQ, e é nessa conta que as faturas ficam. Se o clube ainda não tem software de faturação, ajudamos a criar a conta. Se usa outro sistema, avaliamos a integração.
O ClubIQ integra com outros sistemas de faturação além do Moloni?
A integração em funcionamento hoje é com o Moloni. A ligação à faturação foi construída para que o sistema do outro lado seja substituível, por isso podemos integrar outros sistemas de faturação quando for necessário. O primeiro passo é dizer-nos qual é o software que o clube usa.
O sócio recebe a fatura?
Sim. Depois de pagar na app, o sócio recebe por email o recibo do pagamento com a fatura em PDF em anexo. A secretaria vê o mesmo documento na ficha do sócio, no painel de gestão.
E se o sócio não tiver NIF na ficha?
O pagamento fica concluído e o recibo é enviado normalmente. A fatura é emitida mas sem o NIF do sócio.
As mensalidades dos atletas também geram fatura?
Sim. Qualquer pagamento feito na app gera fatura: quotas de sócio, mensalidades de atleta por escalão e modalidade, inscrições e jóias. Cada item aparece como uma linha própria no documento.
A faturação automática pode ser desligada?
Sim. Com a faturação automática desligada, os pagamentos e os recibos continuam a funcionar e a secretaria pode emitir faturas individualmente, a partir do painel, quando precisar.